Tips bikin virtual meeting lebih efektif

Sejak awal pandemi COVID-19, kita terpaksa bekerja dari rumah karena kebijakan pembatasan sosial berskala besar di berbagai kota. Setelah beberapa bulan work from home, tentunya meeting virtual sudah menjadi rutinitas kita. Tapi, kenyataannya meeting virtual tidak semudah itu. Banyak gangguan teknis dari jaringan internet, kualitas audio visual, bahkan beberapa dari kita masih kebingungan cara menggunakan aplikasi meeting virtual. Belum lagi, tidak jarang meeting virtual malah tidak menghasilkan kesimpulan dan tidak sesuai rencana.

Selama pandemi ini, kami jadi mempelajari beberapa tips untuk meeting virtual yang efektif. Tentunya ini berdasarkan pengalaman kami sendiri ketika work from home. Kalau anda punya tips yang lebih baik, bolehlah anda berbagi juga. Berikut tips dari kami.

Sebelum

Meeting

Tentukan urgensi meeting

Pastikan, apakah anda memerlukan diskusi yang mendalam dan kesepakatan bersama, jika tidak, cukup dengan email, chat ataupun rekaman video berisi pesan.

Susun agenda meeting

Setelah memastikan urgensi meeting, anda perlu menentukan agenda meeting. Dimulai dari struktur agenda meeting (laporan, tanggapan, dan rekomendasi), durasi meeting, dan siapa saja pesertanya untuk mencapai tujuan meeting yang anda agendakan. Dalam konteks virtual meeting, kita tidak bisa berlama-lama dengan basa-basi dan candaan seperti ketika bertemu muka. Oleh karena itu batasi waktu meeting utama dan batasi pula tambahan waktunya agar konsentrasi anda tidak terpecah saat meeting virtual.

Tentukan peran peserta saat meeting

Bagian penting berikutnya adalah menentukan peran peserta agar virtual meeting anda berjalan lancar dan efisien. Pertimbangkan struktur berikut untuk pembagian peran pada meeting anda;

Sepakati waktu bersama

Kesepakatan waktu adalah hal yang paling penting dalam pelaksanaan meeting virtual, pastikan semua peserta dapat mengalokasikan waktu untuk meeting tanpa gangguan.

Bagikan bahan meeting sebelum meeting

Pastikan semua peserta memiliki bahan meeting minimal satu hingga dua hari sebelum meeting untuk memastikan setiap peserta memahami agenda meeting dan dapat memberikan opini yang sesuai untuk mencapai kesimpulan bersama.

Saat

Meeting

Setelah

Meeting

Pada dasarnya, virtual meeting dengan meeting offline biasa tidak begitu banyak perbedaan. Hanya saja pertemuan dimediasi oleh perangkat digital. Kebingungan kita dimulai ketika kita tidak mengenal media perantara ini dengan baik, mungkin karena belum terbiasa. Selama proses adaptasi ini tentunya banyak kendala yang kita hadapi. Namun semakin sering kita mencari solusi semakin baik kualitas virtual meeting kita nanti.